出納小口現金の管理方法（定額資金前渡制度と合わないときの調べ方）
小口現金とは、日常の少額の支払いに使うために、手元に置いておく現金のことです。小口現金出納帳とは、小口現金の受け入れと支払いを記録し、残高を確かめるための帳簿です。管理を難しくしないコツは、帳簿を分ける → 定期的に照合する → 決めた金額まで補給するの3点に絞ることです。
1. 小口現金とは
小口現金は、交通費、文具、宅配の送料、少額の消耗品など、いちいち銀行や金庫から出していては手間がかかる支払いのために、あらかじめ手元に置いておくお金です。金額の大きな支払いや仕入は、小口現金とは別に扱うのが一般的です。
小口現金がやっかいなのは、現金で動くのに、1回あたりの金額が小さいので記帳が後回しになりやすいことです。レジの売上と混ぜてしまうと、どこで差が出たのかが分からなくなります。そこで最初に、小口現金だけを別の帳簿（小口現金出納帳）に分けます。
2. 現金出納帳・小口現金出納帳・レジの現金の違い
現金出納帳は、事業の現金の出入りを記録する帳簿の総称です。小口現金出納帳は、そのうち小口現金だけを記録するものです。出納ポンでは、現金の置き場ごとに帳簿を1冊作り、種類（レジ／小口現金／金庫／その他）を選びます。
| 帳簿の種類 | 置いてある現金 | 主な動き | 実査の目安 |
|---|---|---|---|
| レジ | 釣銭準備金と、その日の現金売上 | 売上、両替、金庫への移動 | 毎日（閉店時） |
| 小口現金 | 少額の支払い用の現金 | 補給の受け入れ、少額の支払い | 週1回と月末 |
| 金庫 | 売上の保管分や、補給元の現金 | レジからの受け入れ、銀行への預け入れ、小口現金への補給 | 週1回と月末 |
この3つを分けておくと、「合わないのはどこの現金か」がすぐ絞れます。実査の頻度は法律で決まったものではなく、運用のための目安です。
3. 補給の方法: 定額資金前渡制度と随時補給
小口現金の補給には、大きく2つのやり方があります。
1つめは定額資金前渡制度（インプレスト・システムとも呼ばれます）です。あらかじめ決めた定額（たとえば20,000円）を小口現金として持たせ、週の終わりなど決まった日に、使った分と同じ額を補給して、残高を定額に戻します。2つめは随時補給で、残高が決めた線を下回ったときに、決めた額を足すやり方です。
定額20,000円の小口現金で、ある週に文具3,980円、電車1,160円、宅配2,468円、切手840円を払ったとします。支払いの合計は3,980＋1,160＋2,468＋840＝8,448円で、週末の残高は20,000−8,448＝11,552円です。
| 方式 | 補給のタイミング | 補給する額 | 補給後の残高 |
|---|---|---|---|
| 定額資金前渡制度 | 週の終わりなど、決めた日 | 使った分の8,448円 | 20,000円（毎回、定額に戻る） |
| 随時補給 | 残高が5,000円を下回ったとき（例: 次の週に7,100円使って残高が4,452円） | 決めた額の10,000円 | 14,452円（毎回同じにはならない） |
定額資金前渡制度は、補給のたびに支払いの合計を確かめるので、記帳漏れに気づきやすい方法です。随時補給は手間が少ない代わりに、支払いの総額を意識しにくくなります。どちらにするかは、店の規模と担当者に合わせて決めます。
4. 毎日の記帳と、週・月の照合
毎日の記帳は、支払いを1件ずつ1行で付けます。1週間分をまとめて1行にすると、あとで内訳を追えません。レシートには証憑番号を振り、帳簿の同じ番号と結びつけておきます。記帳する人と、レシートや残高を確かめる人は、できれば分けます。
- 毎日: 支払いを記帳する。残高を見て、マイナスの日がないか確かめる。
- 週1回: 手元の現金を金種ごとに数え、帳簿の残高と比べる（金種表と実査のやり方）。
- 月末: 実査と差額の記帳を済ませてから、その月を締める（現金出納帳の月末の締め方）。
担当者が替わるときは、引き継ぎの日に実査をして、数えた人の名前と結果を記録に残します。前任者の分と後任者の分が混ざらず、差額が出ても責任の線が引けます。
5. 合わないときの調べ方
小口現金が合わないときは、帳簿を実際の現金に合わせて書き換えたり、足りない分を自分のお金で埋めたり、余った分を封筒に入れて別に置いたりしてはいけません。差額の記録が消えて、原因を調べられなくなるからです。
調べる順番は、数え直す → 金種表の枚数を見直す → レシートと帳簿を突き合わせる → 金額・向き・日付を見る、です。その日のうちに調べるほど原因をたどりやすくなります。それでも分からない分だけを「現金過不足」として記帳し、摘要に調べたことを書きます。詳しい手順は現金過不足とはに、残高がマイナスになるときは残高がマイナス・合わないときの原因と直し方にあります。
6. 金額の決め方と置き場所
小口現金を「いくらまで置いてよいか」に、全国共通の決まった上限があるかどうかは、このページでは断定しません。店や会社の規程として、次の4つを決めておくのが実務的です。
- 定額: 補給の間に使う額から決める。たとえば、週の支払いが平均8,000円なら、その2倍前後の16,000〜20,000円を目安にする。多すぎると管理の負担と紛失のリスクが増え、少なすぎると補給の手間が増えます。
- 1回あたりの上限: 小口現金で払ってよい1件の金額。これを超えるものは、別の方法で払う。
- 置き場所: 鍵のかかる場所に置き、誰が開けられるかを決める。
- 承認: 上限を超える支払いや、持ち出しを誰が認めるか。
7. 出納ポンで小口現金の帳簿を1冊作る手順
- 最初の画面で「帳簿を作る」を選び、種類を「小口現金」にします。
- 付け始める日と、その日の朝の残高（定額）を入れます。
- 支払いごとに、出金・日付・金額・科目・摘要を入れて「記帳する」を押します。
- 補給は、金庫の帳簿から移すなら「移動」（出金と入金が両方の帳簿に記帳されます）、銀行から引き出して入れるなら科目「引き出し（銀行から）」の入金で記帳します。
- 週1回、「実査」で金種ごとの枚数を入れて、帳簿残高との差額を見ます。
- 月末に実査を済ませて、その月を「締め」ます。
無料は帳簿1冊・月100件までで、小口現金だけを付けるなら1冊で足ります。レジや金庫の帳簿も分けたいときは、帳簿の冊数が違うPro・ビジネスがあります（料金プラン）。画面の操作は出納ポンの使い方にあります。
8. よくある質問
小口現金は何から始めればよいですか？
まず定額と置き場所を決め、小口現金だけの帳簿を1冊作って、開始残高にその定額を入れます。支払いを1件ずつ記帳し、週1回、数えて帳簿の残高と比べるところから始めます。
小口現金はいくらまで置いてよいですか？
全国一律の上限があるかどうかは、このページでは断定しません。補給の間に使う額から、店や会社の規程として決めます。迷うときは、税理士に確認してください。
小口現金の担当者が替わるときは？
引き継ぎの日に、前任者と後任者の立ち会いで実査をして、数えた人の名前と結果を記録に残します。差額が出たときは、その場で原因を調べ、分からない分を現金過不足として記帳します。
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この記事の信頼性 運営は店舗運営支援の個人事業「ここ企画」で、税理士ではありません。この記事は帳簿づけの一般的な考え方と出納ポンの仕様にもとづく実務の整理で、税務の判断を示すものではありません。法令の数字や保存の要件は、国税庁の一次情報で確かめてください（国税庁 タックスアンサー No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度、適格請求書発行事業者公表サイト）。最終確認日: 2026年10月31日。